Modernes Management abseits klassischer Hierarchien und netzwerkartige Strukturen in der Zusammenarbeit sollen bessere Ergebnisse bringen. Aber: Warum geht bei der Umsetzung da nichts weiter? Führungskräfte “sitzen” auf ihren Mitarbeitenden, delegieren sie nur selten in Projekte anderer Bereiche, Budgets werden “verbraucht”, statt strategisch investiert. Warum ist das so? Wenn Budgets in “Old-School” Silos gemacht werden, kann die Organisation dahinter nicht wirklich dynamisch agieren. Wie also budgetieren, damit wir flexibler auf Entwicklungen reagieren können? Beyond Budgeting ist ein Ansatz, mit dem bereits viele Unternehmen international erfolgreich arbeiten. Mit diesem Beitrag bieten wir einen Überblick.
Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld stoßen traditionelle Budgetierungsansätze zunehmend an ihre Grenzen. Starre Hierarchien, fixe Ziele und unflexible Ressourcenallokation führen dazu, dass es Unternehmen schwer fällt, auf unvorhergesehene Veränderungen flexibel und vor allem rasch zu reagieren. Oftmals führt die Messung von Leistungen entlang von Abteilungen und ihren Budgets dazu, dass Abteilungsleitungen zögern, Ressourcen für abteilungsübergreifende Projekte freizugeben. Das kann effiziente Zusammenarbeit blockieren und zur ineffizienten Nutzung von Ressourcen und Top-Performern führen. Das Konzept des Beyond Budgeting soll diese Hindernisse überwinden helfen. Beyond Budgeting wurde in einer Zusammenarbeit renommierter Unternehmen im Rahmen des so-genannten Beyond Budgeting Round Table (BBRT) entwickelt. Der BBRT ist ein Verein, in dem unter anderem Unternehmen wie Ikea, Google, Aldi, dm-drogerie markt, die Schwedischen Handelsbanken, Dell, Toyota, Southwest Airlines, Whole Foods und viele andere, als Pioniere einer neuen Art der Unternehmensführung und Arbeitsweise arbeiten – und diese auch seit vielen Jahren erproben und beforschen.
Aus dieser Zusammenarbeit entstanden 12 Prinzipien, die wir für Sie aus einer Übersicht des Beyond Budgeting Round Table übersetzt und gestaltet haben (siehe Abbildung).
Herausforderungen klassischer Budgetierung und Organisation
Im traditionellen Budgetierungsansatz werden Arbeitsweisen von Abteilungen durch Budgetstrukturen eingeschränkt. Dies führt dazu, dass Abteilungsleitungen zögern, Ressourcen für Projekte anderer Abteilungen freizugeben, da sie dadurch ihre eigenen Ergebnisse im Rahmen der klassischen Kennzahlen, Leistungsindikatoren und Budgetziele gefährden könnten.
Ein weiteres Problem entsteht, wenn Abteilungen herausragende Mitarbeitende hervorbringen, die dann in Projekten anderer Abteilungen eingesetzt oder abgezogen werden und im eigenen Bereich nicht ausreichend an der Leistungserbringung teilnehmen können. Diese Abteilungen werden dafür, dass sie erfolgreiche Leistungsträger hervorbringen, gewissermaßen “bestraft”, weil sie dadurch mit hoher Fluktuation und häufiger Einarbeitung konfrontiert werden.
Budgets werden in der aktuellen Situation häufig gegen Jahresende “aufgebraucht” – und damit auch oftmals durchaus vergeudet. Vielleicht hätten sie in einem anderen Bereich noch sinnvoll Nutzen stiften können.
Sehen wir uns in der Folge an, wo Beyond Budgeting ansetzt, um diese Probleme zu überwinden.
Das Hierarchie-Problem lösen
Beyond-Budgeting-Unternehmen lösen das Hierarchieproblem durch zwei wesentliche Prinzipien: Führungsprinzipien und Prinzipien des Performance Managements. Bei Beyond Budgeting wird die Leistung nicht auf Abteilungsebene gemessen und belohnt, sondern basierend auf der Teamleistung. Es gibt keine starren Ziele, sondern eine kontinuierliche Verbesserung steht im Fokus. Die Planung erfolgt nicht einmal jährlich, sondern kontinuierlich. Die Zusammenarbeit und Ressourcenallokation werden dynamisch an den aktuellen Bedarf angepasst und nicht durch starre Zyklen oder Abteilungsgrenzen festgelegt. Statt absoluter Kennzahlen werden relative Indikatoren genutzt, und die Bewertung erfolgt anhand von Trends anstatt von Soll-Abweichungen (Beyond Budgeting Round Table bbrt.org, Hope und Fraser 2003; Bogsnes 2016).
Reward für Team-Leistung statt für Einzelleistung
Durch die Fokussierung auf Teamleistungen können Unternehmen flexibler auf Veränderungen reagieren und Synergien besser nutzen. Zudem fördert Beyond Budgeting eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Zusammenarbeit, was zu einer höheren Eigen-Motivation und Leistung der Mitarbeitenden führt.
Führungsprinzipien und Performance Management
Das Beyond-Budgeting-Modell basiert auf zwei grundlegenden Prinzipien: Führungsprinzipien und Prinzipien des Performance Managements. Es werden keine fixen Ziele vorgegeben, sondern eine kontinuierliche Verbesserung angestrebt. Große, längerfristige Projekte, Verpflichtungen und Ressourcen für Personal werden natürlich längerfristig vorgesehen, aber die übrigen Mittel werden im Laufe des Jahres nach Bedarf zugeordnet. Die Planung erfolgt nicht einmal jährlich, sondern kontinuierlich, um den sich ändernden Bedürfnissen gerecht zu werden. Kooperation und Ressourcen werden dynamisch angepasst und nicht von festen Zyklen oder Abteilungen diktiert. Indikatoren werden relativ statt absolut gestaltet, wobei Trends anstelle von Soll-Abweichungen bewertet werden.
Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit als kritische Erfolgsfaktoren
Beyond Budgeting Konzept wurde entwickelt, um Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger zu machen. Beyond Budgeting fördert eine kooperative Kultur, in der Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund stehen. Die Messung und Belohnung von Teamleistungen motiviert Mitarbeiter und steigert die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Bedenken Sie jedoch, dass ein “Umstieg” auf diese neue Form des Budgetierens erstens nicht über Nacht möglich ist und dass ein top-down “Einführen” voraussichtlich auch nicht die gewünschten Effekte erzielen wird. Die Umstellung gelingt nur, wenn der neue Prozess intern gemeinsam erarbeitet wird und die Beteiligten die Vorteile sehen und mitgestalten können. Ohne die gemeinsame Beschäftigung wird eine Änderung zumeist als Verlust von Macht und Einfluss erlebt und erzeugt Gegenwehr. Tatsächlich können über den Beyond Budgeting Ansatz die Gestaltungsmöglichkeiten Einzelner erweitert werden (statt eingeschränkt) – weshalb es das gemeinsame Vorgehen und viele behutsame Gespräche braucht. Gleichzeitig sollte die gesamte Organisation – nicht nur die Budgetierung – auf die neue Arbeitsweise umgestellt werden.
Lassen Sie sich von den vielen Beispielen dazu inspirieren, die Sie über die Quellen am Fuß dieser Seite finden. Lesen Sie auch das wunderbare Beispiel der Transformation von Welser Profile, die durch die Weiterentwicklung ihres Management-Modells und ihrer Budgetierung gleichzeitig binnen nur 5 Jahren durch die neue Dynamik auch ihren Umsatz verdoppeln konnten. Unser Beitrag dazu illustriert, wie der Prozess bei Welser Profile gelang, aber auch noch weiter andauert: https://xbn.news/welser-profile-lebt-modernes-management-vor/
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Quellen:
Beyond Budgeting Institute (Beyond Budgeting Round Table): https://bbrt.org/
Bogsnes, B. (2016) Implementing Beyond Budgeting: Unlocking the Performance Potential. 2. Auflage. Wiley. Hoboken.
Hope, J., Fraser, R. (2003) Beyond Budgeting: How Managers Can Break Free from the Annual Performance Trap. Harvard Business Review Press. Boston.
